Offre d’emploi: Gestionnaire de bureau et coordinateur des bénévoles

Heures de travail : Moyenne de 40 heures par semaine.  Il peut parfois être nécessaire de travailler le soir et le week-end.

Lieu de travail : Bureau situé sur la rue Highfield, avec un peu de travail à l’extérieur et au sein de la communauté.

L’Alliance du bassin versant de la Petitcodiac (ABVP) est un organisme de bienfaisance environnemental enregistré qui rétablit et protège les services écologiques des systèmes d’eau qui se déversent dans la baie de Shepody par le biais de la recherche scientifique, de l’action et de la sensibilisation du public. Nous célébrons actuellement notre 25e année d’incorporation, nous avons une solide histoire d’impact dans la région et nous regardons vers l’avant avec une énergie renouvelée vers nos prochains chapitres en tant qu’organisation. Pour plus d’information sur l’Alliance du bassin versant de la Petitcodiac, veuillez visiter notre site Web.

Nous recherchons une personne très organisée et enthousiaste pour rejoindre notre équipe en tant que gestionnaire de bureau et coordinateur des bénévoles.   Ce poste sera au cœur de notre organisation, se concentrant sur l’établissement de liens significatifs avec les bénévoles et les incitant, avec le personnel du projet, à participer activement à notre travail. Ce double rôle sera également essentiel pour soutenir les opérations quotidiennes de notre organisation.  Le candidat idéal aura d’excellentes compétences administratives, une bonne capacité à résoudre les problèmes et à faire preuve d’esprit critique, un grand souci du détail, des qualités relationnelles exceptionnelles et une attitude positive. 

 

Compétences et expérience requises

  • Expérience préalable dans le domaine du soutien administratif, de la gestion des bénévoles ou du travail à but non lucratif, de préférence.
  • Capacité à résoudre des problèmes de manière créative et à faire preuve d’esprit critique.
  • Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer efficacement son temps, y compris à répondre à des changements soudains de priorités.
  • Compétences exceptionnelles en matière de relations interpersonnelles et de communication, avec la capacité d’entrer en contact avec des personnes d’horizons divers.
  • Familiarité avec les budgets de projets et la tenue des dossiers dans le cadre du soutien aux budgets organisationnels.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office et de la gestion de bases de données.
  • La capacité à communiquer dans les deux langues officielles est un atout majeur.

1.  Fonctions administratives générales 

  • Traiter les communications et la correspondance entrantes et sortantes, en veillant à ce que la communication se fasse en temps utile et de manière professionnelle.
  • Créer et gérer le calendrier des obligations légales de l’organisation en tant qu’organisation caritative à but non lucratif, ainsi que les exigences de conformité des bailleurs de fonds, et veiller à ce que les documents soient soumis dans les délais impartis.
  • Tenir à jour l’inventaire du matériel de sensibilisation, des fournitures de laboratoire et des fournitures de bureau générales.
  • Veiller à ce que l’équipement de bureau soit en bon état et coordonner l’entretien.
  • Coordonner avec le propriétaire l’entretien des bureaux, le stationnement, etc.
  • Assister l’équipe PWA dans toutes les tâches administratives quotidiennes
  • Orientation générale du nouveau personnel vers le bâtiment, les processus clés, selon les instructions du directeur exécutif.
  • Coordonner avec le comptable le suivi des dépenses du projet.
  • Jouer un rôle de premier plan dans la préparation des demandes de remboursement.

2.  Programme de coordination des bénévoles 

  • Élaborer et mettre en œuvre des stratégies de recrutement, de formation et de fidélisation des bénévoles.
  • Agir en tant que principal point de contact pour les bénévoles, en leur apportant un soutien et des conseils si nécessaire.
  • Coordonner les horaires et les affectations des bénévoles pour divers projets et événements.
  • Organiser l’orientation des bénévoles, des ateliers et des événements d’appréciation.
  • Évaluer régulièrement l’efficacité du programme de bénévolat et formuler des recommandations pour l’améliorer.
  • Communiquer efficacement avec les bénévoles, en leur fournissant des instructions claires, des mises à jour et en les remerciant de leur contribution.
  • Participer à la planification, à la promotion et à l’exécution d’événements éducatifs et communautaires. Coordonner la logistique, comme la réservation de lieux, la restauration et la location d’équipements.

3.  Communication et collaboration 

  • Travailler dans le cadre de la stratégie de communication pour coordonner la création et la livraison en temps voulu de matériel de sensibilisation, d’un site web à jour, de livrets bilingues, d’affiches, de brochures, de graphiques pour les médias sociaux, de ressources éducatives, de panneaux de signalisation pour les projets.
  • Maintenir des listes de contacts de l’ABVP à jour et exactes, et coordonner des bulletins d’information électroniques réguliers à l’intention des supporteurs (à partir des documents fournis).

Avantages sociaux :  

  • 22-26 $/heure en fonction de l’expérience.
  • Prestations d’assurance maladie.
  • Possibilités de développement professionnel.
  • Travail utile contribuant aux efforts de conservation de l’environnement.
  • Environnement de travail positif et favorable avec une équipe passionnée.

Instructions relatives à la candidature :  

Veuillez soumettre un CV et une lettre de motivation décrivant vos qualifications et votre intérêt pour le poste à opportunity@petitcodiacwatershed.org. La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 21 mai, mais les candidats sont encouragés à postuler dès que possible et peuvent être interviewés avant la date limite.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.

Vous ne répondez pas à toutes les exigences ? Des études ont démontré que les femmes, les personnes racialisées ou marginalisées sont moins susceptibles de postuler à un emploi si elles ne répondent pas à toutes les exigences. À l’Alliance du bassin versant de la Petitcodiac, nous nous efforçons de créer un milieu de travail diversifié, inclusif et authentique. Par conséquent, si ce poste vous intéresse, mais que votre expérience ne correspond pas parfaitement à toutes les exigences de la description de poste, nous vous encourageons à postuler quand même. Il se peut que vous soyez le candidat idéal pour ce poste ou d’autres.